Personvernerklæring for Farte Bysykkel

Ved leie av Farte Bysykkel behandler vi personopplysninger om deg. Her får du informasjon om hvilke personopplysninger som samles inn, til hvilke formål de benyttes og om dine rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene.

Behandlingsansvarlig

Vestfold og Telemark fylkeskommune (org. nr.: 821227062), (heretter kalt med forkortelsen VTFK) er ansvarlig for behandlingen av personopplysninger som lagres og behandles i forbindelse med Farte Bysykkel ordningen.

Vår kontaktinformasjon er:

Adresse: Postboks 2844, 3702 Skien

E-post: [e-mail]

Telefon: [phone]

Vestfold og Telemark fylkeskommune har inngått avtale med IKA Kongsberg om eksternt personvernombud som jobber for at personvernet ivaretas på en god måte for innbyggere og ansatte. 
 
Har du spørsmål om vår behandling av dine personopplysninger eller om dine rettigheter etter personvernlovgivningen kan du kontakte vårt eksterne personvernombud på e-post: 

E-post: [e-mail] 

Formål

Farte Bysykkel har som formål å gi kundene mulighet til å leie bysykler gjennom Farte Bysykkel-appen.

Formålet med behandlingen av data i ulike deler av løsningen er å sikre:

• at du som kunde får tilgang til bysykler når du trenger det.
• at løsningen ikke misbrukes
• at det blir registrert tilstrekkelig data om brukerne til at brukerne kan kontaktes ved skader, mislighold eller tyveri
• sikre tilstrekkelig statistikk om bruk for å utvikle og forbedre tjenesten.

Dette behandler vi

Ved leie av en bysykkel gjennom Farte Bysykkel-appen behandles følgende opplysninger om deg:

• Navn
• Telefonnummer
• E-post
• Adresse
• Leiehistorikk
• Posisjonsdata knyttet til bruk av sykkelen
• Opplysninger om din kontakt med oss

For å kunne betale for bysykkeltjenesten med bankkort benyttes en betalingsformidler. Stripe er leverandør for betalingsløsningen, og detaljinformasjon om bankkort lagres kun hos Stripe.

Hvilke personopplysninger vi behandler, formål og grunnlaget for behandlingen

Grunnlaget for behandlingen av opplysningene nevnt over er for å kunne levere tjenestene til deg og å drifte tjenestene på best mulig måte, herunder å identifisere deg som bruker, gi deg tilgang til sykler og for å gi deg varsler om brukstid og kommunikasjon i appen.

• For å kunne oppfylle avtalen med deg og gi deg tilgang til bysykkeltjenesten trenger vi opplysninger om hvem du er og dette verifiseres gjennom kontroll av ditt telefonnummer.
• For å kunne administrere kundeforholdet trenger vi å behandle dine personopplysninger registrert ved opprettelsen av din brukerprofil hos oss, herunder blant annet for å kunne svare på henvendelser fra deg som kunde via våre kanaler. Vi må også kunne sjekke din aktivitet i Farte Bysykkel -appen for å kunne svare på henvendelser om disse tjenestene, for eksempel ved feilsøking.
• Din posisjon behandles med følgende formål:
  • Du må gi tilgang til lokasjon i Farte Bysykkel-appen for å kunne låse opp en bysykkel. Telefonens posisjon behandles når appen er aktiv, for å kunne fastslå om du er i nærheten av en parkeringssone. Lokasjonsdata fra din mobil lagres ikke i våre systemer.
  • For å kunne administrere og drifte tjenesten, trenger vi informasjon om hvor sykkelen befinner seg, som vi får gjennom GPS-sporing av sykkelen. Vi kan også bruke slik posisjonsdata til å gjøre feilsøk på utstyr og i forbindelse med gjennomføringen av leieforholdet.
  • Telefonen og sykkelens posisjon benyttes for å gi deg informasjon om hvor langt unna du er en spesifikk bysykkel.
  • VTFK behandler videre personopplysninger som telefonens posisjon for å kunne svare på forespørsler du gjør fra appen om reisesøk. Dette benyttes f.eks. til å vise veien du må gå for å komme til sykkelen eller en parkeringssone.
• I tillegg til formål beskrevet over behandles:
  • Telefonens posisjon under en tur, som benyttes til å gi deg turhistorikk i kart, bedre posisjonering når du skal avslutte tur i en stasjon, samt gruppert oversikt over hvor andre brukere sykler.
  • E-post med informasjon om tjenesten såfremt du har samtykket til dette, f.eks. endringer i tjenesten, driftsmeldinger, åpning av nye parkeringssoner og veiledning og tips for bruk
• Brukerdata behandles for å kunne overholde rettslige forpliktelser som VTFK er underlagt eller pålegg fra offentlige myndigheter, herunder krav til bokføring.
• Personopplysninger behandles for å ivareta VTFK sine rettigheter, herunder for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav i forbindelse med tapte eller ødelagte bysykler, eller for å ivareta VTFKs berettigede interesser, som advarsler og utestengelser ved for sen levering av sykler eller øvrige rettigheter som VTFK har etter avtalen med deg.
• Turhistorikk/ salgsdokumentasjon som ligger i ditt kjøp vil kunne hentes frem som personopplysninger ved hendelser som gjør det nødvendig å se nærmere på alle detaljer knyttet til et bestemt kjøp eksempelvis ved reklamasjon eller andre henvendelser som gjør det nødvendig å se nærmere på alle detaljer knyttet til et bestemt kjøp.  

Tilgang til personopplysninger

Personopplysninger som behandles vil kun være tilgjengelig for personell med tjenstlig kunderettet behov hos Behandlingsansvarlig og definerte databehandlere med avtale. Alle oppslag/innsyn som blir utført vil bli logget med tidspunkt og hvem som har gjort oppslag.

Rettslig grunnlag

Rettslig grunnlag for bruk av dine opplysninger nevnt ovenfor er at disse er nødvendige for å oppfylle avtalen med deg om bruk av bysykkel (jf. GDPR Art. 6.1 bokstav b). For å kunne ta i bruk tjenesten må brukervilkår godkjennes, og gyldig telefonnummer må registreres i appen for Farte Bysykkel for å verifisere brukerens identitet.

For behandling av opplysninger knyttet til oppfølging av skadesaker, tyveri o.l. og statistikk om bruken av tjenestene er behandlingsgrunnlaget at dette er nødvendig for formål knyttet til de berettigede interessene Vestfold og Telemark Fylkeskommune, som er ansvarlige for tilbudet, forfølger ved å drifte og forbedre tjenesten (GDPR Art. 6.1 bokstav f).

Dine rettigheter

Tilgangen til opplysninger om deg er begrenset. Du har rett til innsyn i og retting, dataportabilitet og sletting av opplysninger som er lagret om deg. Henvendelser angående dine rettigheter rettes til VTFK. Les mer om dine rettigheter på farte.no under personvern.

Vi videreselger ikke personopplysninger til tredjeparter.

Lagring og sletting

VFTK er avhengig av å ha visse opplysninger om brukeren som kunde for å kunne tilby bysykkeltjeneste, og konsekvensen av å ikke gi slike opplysninger er at VFTK ikke kan levere bysykkeltjeneste til brukeren.

Hvor lenge lagres informasjonen?:

• Vi lagrer ikke dine personopplysninger lenger enn nødvendig. Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes, hvis du trekker ditt samtykke.
• Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale med deg slettes når avtalen er oppfylt og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt. For eksempel beholdes profildata så lenge du er aktiv kunde hos oss og slettes etter 3 år uten aktivitet. Ordrehistorikk slettes 3 år etter siste kjøp (leie), men bokføringsopplysninger beholdes i 5 år etter bokføringslovens frister.
• Opplysninger om posisjonshistorikk anonymiseres, normalt etter tre måneder, når det ikke lenger er behov for full historikk.

Du kan når som helst slette din brukerprofil. Dette kan du gjøre via «slett bruker»-funksjonen i appen, eller ved å kontakte vårt kundesenter for bistand.

Dersom du sletter din brukerprofil, vil all tilhørende data og historikk slettes fra systemets servere innen senest innen 30 dager.

Du kan ikke leie en bysykkel uten en aktiv brukerprofil. Det er ikke mulig å slette brukerprofil under pågående leie.

I tilfeller hvor det er uavklarte saker knyttet til ditt kundeforhold, som ubetalt betalingskrav eller lignende vil det ikke være mulig å slette brukerprofil inntil saken er avklart. Videre forbeholder VTFK seg retten til fortsatt lagring av dine personopplysninger i tilfeller hvor det er nødvendig for å

• fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav, herunder for å ivareta Vestfold og Telemark sine interesser i en tvist med deg om f.eks. tapt eller skadet sykkel.
• oppfylle lovpålagte krav, herunder krav til fortsatt lagring etter regnskapslovgivningen.