Personvernerklæring for Løten kommune
Ved leie av sykkel behandler vi personopplysninger om deg. Her får du informasjon om hvilke personopplysninger som samles inn, til hvilke formål de benyttes og om dine rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene.
Behandlingsansvarlig
Løten kommune (org. nr.: 964 950 679), er ansvarlig for behandlingen av personopplysninger som lagres og behandles i forbindelse med sykkel ordningen.
Vår kontaktinformasjon er:
Adresse: Kildevegen 1, 2340 Løten
E-post: ole.eskild.dahlstrom@loten.kommune.no
Telefon: 95 29 47 97
Har du spørsmål om vår behandling av dine personopplysninger eller om dine rettigheter etter personvernlovgivningen kan du kontakte vårt eksterne personvernombud på e-post:
E-post: personvernombud@loten.kommune.no
Formål
Løten kommune har som formål å gi kundene mulighet til å leie sykler gjennom ShareBike-appen.
Formålet med behandlingen av data i ulike deler av løsningen er å sikre at du som kunde får tilgang til sykler når du trenger det, sikre at løsningen ikke kan misbrukes, at det er registrert tilstrekkelig med data om brukerne til at brukerne kan kontaktes ved skader, mislighold eller tyveri, samt sikre tilstrekkelig statistikk om bruk for å utvikle og forbedre tjenesten.
Dette behandler vi
Ved leie av en sykkel gjennom ShareBike-appen behandles følgende opplysninger om deg:
· Navn
· Telefonnummer
· E-post
· Adresse
· Leiehistorikk
· Posisjonsdata knyttet til bruk av sykkelen
· Opplysninger om din kontakt med oss
For å kunne betale for sykkel tjenesten med bankkort benyttes en betalingsformidler. Stripe er leverandør for betalingsløsningen, og detaljinformasjon om bankkort lagres kun hos Stripe.
Hvilke personopplysninger vi behandler, formål og grunnlaget for behandlingen
Grunnlaget for behandlingen av opplysningene nevnt over er for å kunne levere tjenestene til deg og å drifte tjenestene på best mulig måte, herunder å identifisere deg som bruker, gi deg tilgang til sykler og for å gi deg varsler om brukstid og kommunikasjon i appen.
· For å kunne oppfylle avtalen med deg og gi deg tilgang til sykkeltjenesten trenger vi opplysninger om hvem du er og dette verifiseres gjennom kontroll av ditt telefonnummer.
· For å kunne administrere kundeforholdet trenger vi å behandle dine personopplysninger registrert ved opprettelsen av din brukerprofil hos oss, herunder blant annet for å kunne svare på henvendelser fra deg som kunde via våre kanaler. Vi må også kunne sjekke din aktivitet i ShareBike -appen for å kunne svare på henvendelser om disse tjenestene, for eksempel ved feilsøking.
· Din posisjon behandles med følgende formål:
o Du må gi tilgang til lokasjon i ShareBike-appen for å kunne låse opp en sykkel. Telefonens posisjon behandles når appen er aktiv, for å kunne fastslå om du er i nærheten av en parkeringssone. Lokasjonsdata fra din mobil lagres ikke i våre systemer.
o For å kunne administrere og drifte tjenesten, trenger vi informasjon om hvor sykkelen befinner seg, som vi får gjennom GPS-sporing av sykkelen. Vi kan også bruke slik posisjonsdata til å gjøre feilsøk på utstyr og i forbindelse med gjennomføringen av leieforholdet.
o Telefonen og sykkelens posisjon benyttes for å gi deg informasjon om hvor langt unna du er en spesifikk sykkel.
o Løten kommune behandler videre personopplysninger som telefonens posisjon for å kunne svare på forespørsler du gjør fra appen om reisesøk. Dette benyttes f.eks. til å vise veien du må gå for å komme til sykkelen eller en parkeringssone.
· I tillegg til formål beskrevet over behandles:
o Telefonens posisjon under en tur, som benyttes til å gi deg turhistorikk i kart, bedre posisjonering når du skal avslutte tur i en stasjon, samt gruppert oversikt over hvor andre brukere sykler.
o Postnummer, som brukes til å analysere bostedsfordeling for brukere, sammenlignet med hvor og når de sykler.
o E-post med informasjon om tjenesten såfremt du har samtykket til dette, f.eks. endringer i tjenesten, driftsmeldinger, åpning av nye parkeringssoner og veiledning og tips for bruk.
· Brukerdata behandles for å kunne overholde rettslige forpliktelser som Løten kommune er underlagt eller pålegg fra offentlige myndigheter, herunder krav til bokføring.
· Personopplysninger behandles for å ivareta Løten kommune sine rettigheter, herunder for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav i forbindelse med tapte eller ødelagte sykler, eller for å ivareta Løten kommune’s berettigede interesser, som advarsler og utestengelser ved for sen levering av sykler eller øvrige rettigheter som Løten kommune har etter avtalen med deg.
· Turhistorikk/ salgsdokumentasjon som ligger i ditt kjøp hentes kun frem som en personopplysning når det er initiert av den registrerte, eksempelvis ved reklamasjon eller andre henvendelser som gjør det nødvendig å se nærmere på alle detaljer knyttet til et bestemt kjøp.
Tilgang til personopplysninger
Personopplysninger som behandles vil kun være tilgjengelig for autorisert personell med tjenstlig kunderettet behov hos Behandlingsansvarlig og definerte databehandlere med avtale. Alle oppslag/innsyn som blir utført vil bli logget med tidspunkt og hvem som har gjort oppslag
Rettslig grunnlag
Rettslig grunnlag for bruk av dine opplysninger nevnt ovenfor er at disse er nødvendige for å oppfylle avtalen med deg om bruk av sykkel (jf. GDPR Art. 6.1 bokstav b). For å kunne ta i bruk tjenesten må brukervilkår godkjennes, og gyldig telefonnummer må registreres i appen for Løten kommune for å verifisere brukerens identitet.
For behandling av opplysninger knyttet til oppfølging av skadesaker, tyveri o.l. og statistikk om bruken av tjenestene er behandlingsgrunnlaget at dette er nødvendig for formål knyttet til de berettigede interessene Løten kommune, som er ansvarlige for tilbudet, forfølger ved å drifte og forbedre tjenesten (GDPR Art. 6.1 bokstav f).
Dine rettigheter
Tilgangen til opplysninger om deg er begrenset. Du har rett til innsyn i og retting, dataportabilitet og sletting av opplysninger som er lagret om deg. Henvendelser angående dine rettigheter rettes til Løten kommune. Les mer om dine rettigheter på https://www.datatilsynet.no/rettigheter-og-plikter/den-registrertes-rettigheter/
Vi videreselger ikke personopplysninger til tredjeparter.
Lagring og sletting
Løten kommune er avhengig av å ha visse opplysninger om brukeren som kunde for å kunne tilby sykkeltjeneste, og konsekvensen av å ikke gi slike opplysninger er at Løten kommune ikke kan levere sykkeltjeneste til brukeren.
Hvor lenge lagres informasjonen?:
· Vi lagrer ikke dine personopplysninger lenger enn nødvendig. Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes, hvis du trekker ditt samtykke.
· Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale med deg slettes når avtalen er oppfylt og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt. For eksempel beholdes profildata så lenge du er aktiv kunde hos oss og slettes etter 3 år uten aktivitet. Ordrehistorikk slettes 3 år etter siste kjøp (leie), men bokføringsopplysninger beholdes i 5 år etter bokføringslovens frister.
· Opplysninger om posisjonshistorikk anonymiseres, normalt etter tre måneder, når det ikke lenger er behov for full historikk.
Du kan når som helst slette din brukerprofil. Dette kan du gjøre via «slett bruker»-funksjonen i appen, eller ved å kontakte vårt kundesenter for bistand.
Dersom du sletter din brukerprofil, vil all tilhørende data og historikk slettes fra systemets servere innen senest innen 30 dager.
Du kan ikke leie en sykkel uten en aktiv brukerprofil. Det er ikke mulig å slette brukerprofil under pågående leie.
I tilfeller hvor det er uavklarte saker knyttet til ditt kundeforhold, som ubetalt betalingskrav eller lignende vil det ikke være mulig å slette brukerprofil inntil saken er avklart. Videre forbeholder Løten kommune seg retten til fortsatt lagring av dine personopplysninger i tilfeller hvor det er nødvendig for å
o fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav, herunder for å ivareta Løten kommune sine interesser i en tvist med deg om f.eks. tapt eller skadet sykkel.
o oppfylle lovpålagte krav, herunder krav til fortsatt lagring etter regnskapslovgivningen.